RESUMO

A Extraflow é uma startup portuguesa de IA que automatiza o processamento de encomendas para grossistas e fabricantes B2B. O nosso agente lê encomendas recebidas por email, WhatsApp (em qualquer formato, incluindo manuscritas) e lança-as diretamente no ERP (PHC, SAGE, SAP, Primavera, Microsoft Dynamics).

Substituímos 10 minutos de trabalho manual por encomenda por segundos de revisão humana, libertando equipas para escalar volume sem aumentar headcount. Construída sobre um algoritmo proprietário de matching de produtos, treinado com a linguagem real dos distribuidores B2B, a Extraflow lida com a realidade desorganizada de como os clientes encomendam: abreviaturas, "o do costume", referências parciais e dezenas de formatos.

Em produção com clientes pagantes a processar milhares de encomendas por mês. Bootstrapped, lucrativos, e construídos para o mercado internacional onde as integrações nativas com ERPs criam um moat que ferramentas horizontais não conseguem replicar.

PROBLEMA

Em 2026, os grossistas B2B usam software em todas as partes do negócio exceto na parte que gera receita.

As equipas comerciais recebem centenas de encomendas por dia através de email, WhatsApp, PDF, Excel, fotos de notas manuscritas e até mensagens de voz. Não existe um formato standard. Os clientes escrevem "manda-me o do costume mais aquelas caixas novas" e esperam que os produtos certos sejam enviados.

Alguém gasta 10 minutos por encomenda a copiar referências, consultar catálogos e a escrever no ERP. Com 30+ encomendas por dia, é um trabalho a tempo inteiro que ninguém quis. Picos de procura significam contratar temporários ou perder vendas.
Ferramentas horizontais (n8n, Zapier, agentes genéricos) não resolvem isto. O problema não é mover dados entre sistemas é decidir qual a SKU que o cliente quer quando escreve "aqueles pretos pequenos que pedimos no mês passado". É um problema de decisão, não de workflow.

SOLUÇÃO

A Extraflow conecta-se ao email, WhatsApp e ERP existentes. Quando uma encomenda chega em qualquer canal e formato, o nosso agente de IA:

• Extração: interpreta a mensagem, anexos, imagens e notas manuscritas e identifica o que o cliente pede.
  Faz matching com o catálogo: o nosso algoritmo proprietário mapeia a linguagem do cliente, abreviaturas e padrões de encomenda para as SKUs corretas, mesmo em catálogos com mais de 500.000 produtos.
• Lança a encomenda no ERP: Cria a encomenda no ERP, com linhas, quantidades, preços e dados de cliente preenchidos.
• Sinaliza exceções: quando a confiança baixa, apresenta a encomenda para revisão humana com sugestões da IA, em vez de adivinhar.
• Aprende com correções: Cada encomenda confirmada ou corrigida melhora a precisão de matching para aquele cliente específico.
  

Impacto (dados reais de clientes):
89% de redução no tempo de processamento
70% mais rápido no envio de encomendas
67% mais encomendas processadas em períodos de pico com a mesma equipa
milhares de encomendas/mês processadas em clientes ativos
Zero contratações necessárias para escalar volume

O impacto estratégico vai além da eficiência. Os clientes recuperam os seus comerciais mais experientes do data entry e redirecionam-nos para relacionamento com clientes, negociação de margem e novo negócio o trabalho que as pessoas deveriam estar a fazer. A capacidade de processamento passa a ser um problema de software, não de contratação.