Backoffice & Admissões - Especialista Júnior

A Nossa Equipa de Backoffice & Admissions

A equipa de Backoffice & Admissions tem a missão e a responsabilidade de entregar os resultados comprometidos com o cliente, entregando uma experiência positiva e incrível, simplificando a vida dos clientes, aumentando a sua taxa de sucesso e alavancando o início de sua carreira em um outro país. A jornada do usuário é cercada por burocracias e uma sequência de eventos necessários para atingir o “1º Dia de Aula” e/ou o “1º Dia de Trabalho” em outro país. Isso significa que os ajudaremos a gerir o cronograma e as atividades críticas, cumprir os requisitos, esclarecer dúvidas com instituições governamentais e educacionais globalmente, processo de visto, provedores de acomodações e necessidades de outros usuários, de acordo com seu objetivo e destino.

A tua Missão

Conduzir o processo de admissão e equivalência de diploma dos nossos clientes em Portugal — do momento em que a venda é fechada até o cliente estar matriculado na universidade e/ou com o diploma estrangeiro reconhecido pelas entidades competentes. És a ponte entre o cliente (que confiou na Academicv para a sua mudança de vida), as universidades (públicas e privadas, em Portugal e na Europa) e as ordens profissionais e organismos reguladores (Ordem dos Médicos, Ordem dos Advogados, DGES, SEF/AIMA, entre outros).

O que vais fazer no dia-a-dia

● Receber clientes admitidos no funil pós-venda e conduzi-los através de todo o percurso de admissão e equivalência;

● Manter interface directa com o cliente por videochamada, WhatsApp, telefone e email — sempre com clareza, ritmo e empatia;

● Analisar editais, regulamentos académicos, tabelas de preços e bases de dados públicas (frequentemente em inglês) e traduzir essa informação em direcionamento claro para o cliente;

● Interpretar documentos jurídicos e administrativos (legislação académica, regulamentos de equivalências, exigências de ordens profissionais)

● Acompanhar processos de revalidação de diploma e equivalência de habilitações junto das instituições competentes;

● Representar a Academicv presencialmente quando necessário — reuniões com universidades, ordens profissionais ou organismos públicos;

● Criar, documentar e melhorar procedimentos internos da equipa de Admissões;

● Reportar progresso de cada caso com disciplina e rigor (CRM impecável, prazos cumpridos, sem caso esquecido).

És a pessoa certa se...

● Tens alguma experiência em CS, CX, Serviços Consultivos B2C ou B2B2C.

● Tens ensino superior completo — preferencialmente em Solicitadoria, Direito, Gestão, Administração, Recursos Humanos, Criminologia ou semelhantes (perfis que historicamente se adaptam bem à nossa atividade).

● Possuis documentação portuguesa regularizada e estás apta(o) a trabalhar legalmente em Portugal (requisito eliminatório).

● Português (fluente).

● Capacidade comprovada de leitura, interpretação e transmissão clara de informação.

● À-vontade com ferramentas digitais (CRM, gestão documental, videochamada, suites de produtividade).

● Organização, Disciplina e Foco (para que possa contribuir com a performance do time).

● Foco, Senso de Responsabilidade e Autogestão.

● Capacidade de adaptação a mudanças e vontade de aprender de forma independente.

● Boa energia e gosto por trabalhar em equipa — fazes parte de uma equipa de 4 pessoas no Porto e essa coesão é estratégica.

Diferenciais (não eliminatórios, mas pontuam)

● Estágios em IES, monitoria, voluntariado em causas educacionais.

● Conhecimento prático de como funcionam os processos locais portugueses — burocracia, sistema de ensino superior, sistema de saúde pública, segurança social.

● Experiência prévia com revalidação ou equivalência de diplomas estrangeiros em Portugal.

● Experiência em instituições de ensino superior portuguesas (universidades, politécnicos, secretariados acadêmicos)

● Familiaridade com Ordem dos Médicos, Ordem dos Advogados ou outras ordens profissionais portuguesas

● Conhecimento de procedimentos do SEF/AIMA e Segurança Social

● Vivência internacional ou bilingue (PT/EN, PT/ES)

● Pós-graduação ou mestrado em áreas afins.

● Inglês no mínimo intermediário — necessário para leitura de regulamentos, editais e documentação acadêmica internacional.

● Fluência com IA generativa no trabalho (Claude, Gemini, ChatGPT). Aqui usamos LLMs para: ler editais e regulamentos em inglês, rascunhar e refinar comunicação complexa, automatizar tarefas repetitivas, e acelerar a curva de aprendizagem em qualquer tema novo. Quem ainda não usa IA no trabalho diário deve estar disposto a aprender desde o dia 1.

Onde, como, quanto tempo

● Local: Porto/ Portugal (próximos ao metro Pólo Universitário);

● Modelo de Trabalho: Híbrido;

● Carga: 40h semanais, de segunda a sexta-feira, das 10h às 19h, com um pouco de flexibilidade;

● Regime: Contrato de Estágio Profissional do IEFP (Nível de Licenciatura ou Mestrado), com possibilidade de efetivação pós-estágio IEFP

Remuneração e Benefícios

● Remuneração: e tratando de um Estágio Profissional do IEFP, seguirá os padrões estipulados pelo programa.

● Benefícios: seguirá os padrões estipulados pelo programa.

● Day off de aniversário;

● Happy friday - escala diferenciada de horário de trabalho no verão.

● Temos café, chá, e uma variedade de frutas ou doces à sua disposição em nosso escritório.